Wsparcie w założeniu lub rejestracji firmy w Polsce

Nasza oferta kierowana do Klientów German DACH Desk obejmuje kompleksową pomoc w zakładaniu oraz przeprowadzaniu szybkiej i skutecznej rejestracji spółek prawa handlowego w Krajowym Rejestrze Sądowym.

Zakładanie spółek prawa handlowego, zarówno na etapie odpowiedniego wyboru formy prawnej działalności, jak i na etapie czynności administracyjnych wymaganych w trakcie rejestracji spółek, to proces nierzadko bardzo skomplikowany. Często wymaga on dużej orientacji w prawie handlowym i podatkowym.
BDO oferuje pełną i fachową obsługę prawno-podatkową związaną z procesem zakładania spółek handlowych:

  • Konsultacje z radcą prawnym oraz doradcą podatkowym;
  • Wsparcie i doradztwo przy wyborze właściwej formy prawnej dla nowego przedsięwzięcia;
  • Przygotowanie umowy spółki zgodnie z polskimi przepisami;
  • Umówienie wizyty u notariusza i opieka podczas czynności notarialnych;
  • Przygotowanie oraz złożenie dokumentów do odpowiednich urzędów.

• Doing business in Poland (broszura do pobrania)

Rozpoczęcie działalności – założenie firmy

Forma prawna

Najpopularniejszą formą prawną prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce w formie spółki handlowej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Stanowi ona najlepsze połączenie zalet spółek kapitałowych i spółek osobowych. Co istotne - można ją założyć praktycznie w każdym dopuszczalnym celu.
W formie spółki z o.o. można prowadzić zarówno niewielkie firmy rodzinne, jak również działalność gospodarczą na szerszą skalę. Wprowadzona niedawno procedura umożliwiająca zarejestrowanie spółki z o.o. przez internet stanowi znaczne uproszczenie dotychczasowej obowiązującego trybu i pozwala zaoszczędzić wspólnikom na kosztach notarialnych.

Wspólnicy

W porównaniu do spółek osobowych, np. spółki jawnej czy cywilnej, ryzyko wspólnika spółki z o.o. zasadniczo ogranicza się jedynie do wniesionego wkładu – wspólnik nie odpowiada bowiem bezpośrednio za zobowiązania spółki. Inaczej niż w przypadku spółek osobowych spółka z o.o. może mieć jednego wspólnika. Jej niewątpliwą zaletą jest także możliwość w miarę swobodnego ukształtowania stosunku prawnego spółki. Analogicznie, jak w przypadku spółek osobowych możliwe jest doprowadzenie do utrzymania stałego składu wspólników, w tym ograniczenia możliwości sprzedaży udziałów w spółce. Regulacje dotyczące spółki z o.o. pozwalają za to na ustanowienie rady nadzorczej i komisji rewizyjnej.

Zasada jednego okienka

Wspólnicy, którzy będą chcieli utworzyć spółkę opartą na umowie dopasowanej do ich szczególnych potrzeb, zawierającej postanowienia niestandardowe, będą mieli do wyboru dwie możliwości: 

  • zarejestrowanie spółki przy wykorzystaniu dotychczasowej procedury;
  • wprowadzenie drogą elektroniczną zamierzonych zmian do umowy spółki już po jej zarejestrowaniu.

Umowa spółki, czyli ramy planowanej działalności

W celu założenia spółki z o.o. w dotychczas obowiązującej procedurze konieczne jest zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego – podpisy przed notariuszem składają wspólnicy i członkowie zarządu. W momencie jej podpisania powstaje spółka z o.o. w organizacji.
W umowie określa się firmę i siedzibę spółki z o.o., przedmiot jej działalności, wysokość kapitału zakładowego, liczbę i wartość nominalną udziałów objętych przez poszczególnych wspólników i czas trwania spółki, jeśli jest oznaczony. Strony umowy mogą wprowadzić także zapis przewidujący, że wspólnik może mieć więcej niż jeden udział. Brak któregokolwiek z powyższych zapisów lub jego sprzeczność z prawem powodują nieważność zawiązania spółki, a zatem nie powstaje wówczas spółka z o.o. w organizacji.
Nie później niż sześć miesięcy od dnia zawarcia umowy spółki z o.o. Zarząd – jedyny uprawniony do tego podmiot – rejestruje spółkę z o.o. w Krajowym Rejestrze Sądowym właściwym ze względu na siedzibę spółki. Stosowne formularze, dostępne na stronie internetowej Ministerstwa Sprawiedliwości, podpisują wszyscy członkowie Zarządu. Do wniosku należy dołączyć dowód uiszczenia należnej opłaty sądowej. Sąd ma dwa tygodnie na rozpatrzenie wniosku. W przypadku niezgłoszenia zawiązania spółki w powyższym terminie albo jeśli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania spółki stało się prawomocne, umowa spółki z o.o. ulega rozwiązaniu.

Oprócz wymaganych formularzy do wniosku należy dołączyć następujące dokumenty:

  1. Umowę spółki – akt notarialny;
  2. Listę wspólników;
  3. Oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione;
  4. Poświadczone urzędowo wzory podpisów osób uprawnionych do reprezentowania spółki (członków zarządu i prokurentów);
  5. Dowód powołania poszczególnych członków organów spółki.

Wszystkie dokumenty składane w KRS muszą być w oryginałach lub kopiach poświadczonych notarialnie za zgodność z oryginałem.
 

Zgłoszenie spółki do urzędów

Zgodnie z treścią art. 19 b ustawy o KRS, przedsiębiorca wraz z wnioskiem o rejestrację, zmianę wpisu bądź wykreślenie zobowiązany jest także wypełnić i dołączyć do powyższego wniosku wniosek do Urzędu Statystycznego o wpis lub zmianę wpisu do REGON-u (druk RG-1), zgłoszenie płatnika składek (druk ZUS - ZPA) i zgłoszenie identyfikacyjne lub aktualizacyjne, wraz ze wskazaniem właściwego naczelnika skarbowego (druk NIP-2). W przypadku pierwszej rejestracji spółki w KRS pod rygorem zwrotu wniosku należy dołączyć drugi egzemplarz umowy spółki i oryginał dokumentu potwierdzającego prawo do lokalu lub nieruchomości, w których znajduje się siedziba.
Sąd rejestrowy przesyła odpowiednie wnioski i zgłoszenia do właściwych urzędów w terminie do trzech dni roboczych (od dnia dokonania wpisu do KRS). Urząd Skarbowy nadaje NIP i odsyła z powrotem do sądu, a sąd z urzędu postanowieniem wpisuje NIP spółki do KRS-u i przesyła formularz zgłoszeniowy do ZUS-u, zgłaszając tym samym płatnika składek.
Po otrzymaniu zaświadczenia o nadaniu numeru REGON, ostatnim samodzielnym krokiem wspólników jest uruchomienie rachunku bankowego i uzupełnienie w Urzędzie Skarbowym informacji o wyborze formy opodatkowania, biura rachunkowego lub rezygnacji ze zwolnienia w płaceniu podatku VAT. Podatnicy VAT powinni złożyć wniosek o rejestrację spółki jako podatnika VAT (druk VAT-R) zanim zaczną dostarczać towary lub świadczyć usługi – na co najmniej siedem dni przed pierwszą transakcją VAT. W celu zawarcia umowy rachunku bankowego konieczne jest przedłożenie w banku aktu zawiązania spółki i aktualnego odpisu KRS.
 

Koszty związane z podpisaniem umowy spółki z o.o. i rejestracją spółki w KRS

  1. Taksa notarialna za sporządzenie umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego zależy od wysokości kapitału zakładowego, a stawki maksymalne ustalane są w rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości.
  2. Dwa odpis umowy spółki z o.o. – 6 zł za każdą rozpoczętą stronę tekstu – do KRS i dla urzędu skarbowego.
  3. Podatek od czynności cywilnoprawnych (PCC) wynosi 0,5 proc. kapitału zakładowego pomniejszonego o koszt umowy spółki z o.o. w formie aktu notarialnego, wpis do KRS i ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym – wynik w zaokrągleniu do pełnej złotówki.
  4. Notarialne uwierzytelnienie podpisów członków zarządu – 20 zł od podpisu, wzory podpisów składane są w sądzie rejestrowym.
  5. Wydatki związane z wpisem do KRS – opłata od wniosku o wpis – 500 zł; ogłoszenie w MSiG – 100 zł.
  6. Zgłoszenie spółki z o.o. jako podatnika podatku VAT wiąże się z koniecznością zapłaty opłaty skarbowej w wysokości 170 zł.

W przypadku e-rejestracji, o której poniżej, odpadają zatem koszty sporządzenia aktu notarialnego, ale dodatkowym wydatkiem będzie konieczność uzyskania podpisu elektronicznego.
 

E-rejestracja spółki z o.o.

Zgodnie z nowowprowadzonym art. 157(1) k.s.h. możliwe jest utworzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy udostępnianego w sieci. Wzorzec umowy spółki określony został w drodze rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z 22 grudnia 2011 r. w sprawie określenia wzorca umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością udostępnianego w systemie teleinformatycznym (Dz.U. Nr 299, poz. 1774) i dostępny jest na stronie Ministerstwa Sprawiedliwości.

Założyciele spółki mają jedynie ograniczoną możliwość wyboru poszczególnych wariantów lub uzupełnienia postanowień umowy spółki z o.o. dopuszczoną w ramach wzorca umowy dostępnego w systemie, a proces zawarcia umowy odbywa bez udziału notariusza.

W celu zawarcia umowy spółki konieczne jest wypełnienie dostępnych w systemie teleinformatycznym w formie formularzy:

  • Umowy spółki;
  • Listy wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich;
  • Oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały w całości wniesione (nie jest to konieczne, o czym mowa poniżej).

Wszystkie powyższe dokumenty powinny być opatrzone podpisem elektronicznym wszystkich członków zarządu.
Umowa spółki z o.o. zostaje zawarta z chwilą wprowadzenia do systemu teleinformatycznego wszystkich koniecznych danych i z chwilą opatrzenia ich podpisem elektronicznym. W przypadku skorzystania z elektronicznego wzorca umowy, zgłoszenie spółki z o.o. do rejestru także następuje za pomocą systemu teleinformatycznego. Wniosek o wpis spółki z o.o. zawiązanej przy wykorzystaniu elektronicznego wzorca umowy sąd rejestrowy rozpoznaje w terminie jednego dnia od daty jego wpływu.
W następnej kolejności zarząd spółki, w terminie siedmiu dni od dnia jej wpisu do rejestru, składa do sądu rejestrowego:

  • Oświadczenie wszystkich członków zarządu, że wkłady pieniężne na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione, jeśli oświadczenie takie nie zostało dołączone do zgłoszenia spółki;
  • Złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.

Przedsiębiorców zakładających spółkę z o.o. przy pomocy systemu teleinformatycznego nie obowiązuje zasada „jednego okienka”, co oznacza, że korzystając z szybkiej rejestracji spółki, wnioski do urzędu statystycznego oraz skarbowego i ZUS-u przedsiębiorca jest zobowiązany składać odrębnie we własnym zakresie, bezpośrednio do właściwych urzędów (art. 19 b ust. 1 c ustawy o KRS). Dalsze działania związane ze zgłoszeniem aktualizacyjnym do Urzędu Skarbowego pozostają analogiczne, jak w przypadku dotychczas obowiązującej procedury. Minusem nowej procedury jest bez wątpienia obowiązek uregulowania sądowej opłaty od wpisu do KRS wraz z wnioskiem o rejestrację, bez możliwości ubiegania się o zwolnienie od kosztów sądowych. Z kolei niewątpliwą zaletą e-rejestracji jest szybkość procedury i brak ponoszenia dodatkowych kosztów notarialnych.
Wprowadzone nowelizacją zmiany bez wątpienia wpłyną na usprawnienie rejestracji nowych podmiotów. Możliwość zawarcia umowy spółki z o.o. i zarejestrowania jej przy wykorzystaniu internetu stanowi znaczne uproszczenie dotychczasowej procedury i pozwoli zaoszczędzić wspólnikom na kosztach notarialnych. Jeśli uproszczony tryb rejestracji spółki z o.o. sprawdzi się w praktyce, ustawodawca zapowiada wprowadzenie trybu uproszczonego dla dalszych typów spółek.

E-podpis

W ramach powyższej procedury wspólnicy mogą – zgodnie z treścią art. 157(1) § 2 k.s.h. – korzystać z każdego podpisu elektronicznego spełniającego wymogi określone w art. 3 pkt 1 ustawy z 18 września 2001 r. o podpisie elektronicznym. Nie musi być to zatem bezpieczny podpis elektroniczny weryfikowany za pomocą ważnego kwalifikowanego certyfikatu w rozumieniu przepisów powyższej ustawy.
Potwierdza to też treść znowelizowanego art. 694(3) § 31 Kodeksu postępowania cywilnego, w świetle którego wniosek złożony drogą elektroniczną o wpis do KRS spółki z o.o., której umowę zawarto przy wykorzystaniu wzorca, może być opatrzony innym podpisem elektronicznym, który spełnia wymagania dotyczące podpisu elektronicznego osób zawierających umowę takiej spółki. W świetle art. 19 ust. 2b ustawy o KRS wniosek o wpis spółki opartej na wzorcu umowy, składany drogą elektroniczną, może być także opatrzony innym podpisem elektronicznym, który spełnia wymagania dotyczące podpisu elektronicznego osób zawierających umowę takiej spółki, tj. zawiera dane w postaci elektronicznej, które wraz z innymi danymi, do których zostały dołączone lub z którymi są logicznie powiązane, służą do identyfikacji osoby składającej podpis elektroniczny.
 

Dokument pełnomocnictwa

W przypadku, gdy założeniem spółki zajmuje się umocowany przez wspólników pełnomocnik, konieczne jest jedynie powołanie się na udzielone pełnomocnictwo i wskazanie daty jego sporządzenia, zakresu, osób udzielających i statusu pełnomocnika. Nie ma konieczności załączania do wniosku o wpis dokumentu pełnomocnictwa.
Wkłady na pokrycie kapitału zakładowego
Jedną z najdalej idących zmian w procedurze rejestracji spółki z o.o. jest dopuszczenie wpisu do KRS, bez pokrycia kapitału zakładowego. Złożenie wniosku o rejestrację spółki drogą elektroniczną nie jest zależne od wniesienia wkładów na pokrycie kapitału zakładowego. Wspólnicy zobowiązani są uzupełnić wkłady nie później niż w terminie siedmiu dni od dnia wpisu spółki do rejestru. Jednocześnie wprowadzono dodatkowe ograniczenie, zgodnie z którym na pokrycie kapitału zakładowego wnosi się wyłącznie wkłady pieniężne. Podwyższenie kapitału zakładowego po zarejestrowaniu spółki może być pokryte także wkładami niepieniężnymi (art. 158 § 12 k.s.h.). Do czasu wypełnienia powyższego obowiązku spółka z o.o. zobowiązana jest do informowania w pismach i zamówieniach handlowych, do czasu pokrycia kapitału zakładowego w pełnej wysokości, że wymagane wkłady nie zostały wniesione.
 

Dopuszczalność zmiany w umowie po rejestracji

Zmiana umowy spółki z o.o., zawartej przy wykorzystaniu wzorca umowy, możliwa jest po zarejestrowaniu spółki już na zasadach ogólnych, tj. poprzez podjęcie przez zgromadzenie wspólników stosownej uchwały, zaprotokołowanej w protokole posiadającym formę aktu notarialnego.

Masz pytanie?

 

ANNA MISZTELA
Head of German Desk, BDO
Tel.: +48 22 543 16 00 
Fax :+48 22 543 16 01 
anna.misztela@bdo.pl