Unterstützung bei der Errichtung oder Registrierung des Unternehmens in Polen

kolaz4

Unser an die German Desk – Mandanten gerichtetes Angebot umfasst die komplexe Unterstützung bei der Errichtung und schnellen sowie effizienten Registrierung von Gesellschaften des Handelsrechts in dem Landesgerichtsregister. 

Die Errichtung von Gesellschaften des Handelsrechts ist sowohl in der Phase der entsprechenden Wahl der Rechtsform, als auch in der Phase der Vornahme von Verwaltungshandlungen, die während der Registrierung der Gesellschaften vorgeschrieben sind, ein kompliziertes Verfahren. Oft bedarf es guter Kenntnissen des Handels- und Steuerrechts.

BDO bietet eine vollständige und professionelle rechtliche und steuerliche Betreuung bei der Gründung von Handelsgesellschaften:

  • Abstimmungen mit einem Rechtsberater und Steuerberater
  • Unterstützung und Beratung bei der Wahl der richtigen Rechtsform für das neue Vorhaben
  • Vorbereitung des Gesellschaftsvertrages gemäß den polnischen Rechtsvorschriften
  • Terminvereinbarung mit dem Notar und Unterstützung bei der notariellen Beurkundung
  • Vorbereitung und Vorlage von Unterlagen bei den entsprechenden Behörden
  • Doing business in Poland (Broschüre zum Herunterladen)

Aufnahme der Geschäftstätigkeit – Errichtung des Unternehmens:

Rechtsform

Die beliebteste Rechtsform für die Ausübung der Geschäftstätigkeit in Polen ist die Gesellschaft mit beschränkter Haftung. Sie verbindet die besten Vorteile von Kapitalgesellschaften und Personengesellschaften. Dazu kommt, dass sie praktisch zu jedem zulässigen Zweck errichtet werden kann.
Als Gesellschaft mit beschränkter Haftung können sowohl kleine Familienunternehmen, als auch  große Firmen mit weltweiter Geschäftstätigkeit errichtet werden. Das vor Kurzem eingeführte Verfahren zur Registrierung einer Gesellschaft mit beschränkter Haftung übers Internet vereinfacht die bisherige Prozedur und erspart den Gesellschaftern die Notariatsgebühren. 

Gesellschafter

Im Gegensatz zu den Personengesellschaften, z.B. der offenen Handelsgesellschaft oder der Gesellschaft bürgerlichen Rechts, ist das Risiko eines Gesellschafters der GmbH grundsätzlich auf die eingebrachte Einlage beschränkt – der Gesellschafter haftet für die Verbindlichkeiten der Gesellschaft nicht direkt. Anders als bei den Personengesellschaften, kann eine Gesellschaft mbH einen Gesellschafter haben. Ein großer Vorteil dieser Gesellschaft ist die Möglichkeit einer einigermaßen freien Gestaltung des Rechtsverhältnisses der Gesellschaft. Ähnlich wie bei den Personengesellschaften ist die Aufrechterhaltung einer stabilen Zusammensetzung der Gesellschafter möglich, einschließlich der Beschränkung der Möglichkeit der Veräußerung von Anteilen an der Gesellschaft. Die Rechtsvorschriften über die GmbH ermöglichen die Bestellung eines Aufsichtsrats und eines Revisionsausschusses. 

Grundsatz eines Schalters

Gesellschafter, die eine Gesellschaft in Anlehnung an einen an ihre besonderen Bedürfnisse angepassten Vertrag mit außerstandardmäßigen Bestimmungen errichten wollen, können zwischen zwei Möglichkeiten wählen: 

  • Registrierung der Gesellschaft im bisherigen Verfahren
  • Einführung auf elektronischem Wege von beabsichtigten Änderungen in den Gesellschaftsvertrag nach der Registrierung der Gesellschaft

Gesellschaftsvertrag, d.i. der Rahmen der geplanten Geschäftstätigkeit

Die Errichtung einer GmbH in dem bisher geltenden Verfahren bedarf des Abschlusses eines Gesellschaftsvertrages in Form einer notariellen Urkunde – die Unterschriften vor dem Notar leisten die Gesellschafter und Geschäftsführer. Mit der Unterzeichnung des Gesellschaftsvertrages wird die Gesellschaft mbH in Gründung einberufen.
Im Vertrag werden die Firma und der Sitz der GmbH, der Geschäftsgegenstand, die Höhe des Stammkapitals, die Anzahl und der Nennwert der von den einzelnen Gesellschaftern übernommenen Anteile und die Dauer der Gesellschaft, sofern diese bestimmt ist, festgelegt. Die Parteien können auch im Vertrag vorsehen, dass der Gesellschafter mehr als einen Anteil halten kann. Das Fehlen einer der obigen Eintragungen oder deren Unvereinbarkeit mit den Rechtsvorschriften haben die Nichtigkeit der Errichtung der Gesellschaft zur Folge, d.h. eine GmbH in Gründung entsteht in diesem Fall nicht.
Die Geschäftsführung als einziger dazu berechtigter Rechtsträger registriert die Gesellschaft mbH spätestens innerhalb von sechs Monaten ab dem Abschluss des Gesellschaftsvertrages in dem für den Sitz der Gesellschaft zuständigen Landesgerichtsregister. Die entsprechenden Formblätter, die auf der Internetseite des Justizministeriums veröffentlicht sind, werden von allen Geschäftsführern unterzeichnet. Dem Antrag ist der Zahlungsbeleg der zu entrichtenden Gerichtsgebühr beizulegen. Das Gericht hat zwei Wochen für die Antragsprüfung. Bei Nichtanmeldung der Errichtung der Gesellschaft in der obigen Frist oder wenn der Gerichtsbeschluss über die Verweigerung der Eintragung der Gesellschaft rechtskräftig wird, wird der Vertrag der Gesellschaft mit beschränkter Haftung aufgelöst. 

Nötige Unterlagen

Neben den vorgeschriebenen Formblättern sind dem Antrag folgende Unterlagen beizulegen:

  1. Gesellschaftsvertrag – notarielle Urkunde
  2. Liste der Gesellschafter
  3. Erklärung aller Geschäftsführer, dass die Einlagen zur Deckung des Stammkapitals in vollständiger Höhe eingebracht wurden
  4. Amtlich beglaubigte Unterschriftsmuster der zur Vertretung der Gesellschaft berechtigten Personen (Geschäftsführer und Prokuristen)
  5. Nachweis der Bestellung der einzelnen Organmitglieder der Gesellschaft

Sämtliche bei dem Landesgerichtsregister vorgelegten Unterlagen sind in Urschriften oder in notariell für die Übereinstimmung mit dem Original beglaubigten Kopien vorzulegen.
 

Anmeldung der Gesellschaft bei den Behörden

Der Unternehmer ist gemäß Art. 19 b des Gesetzes über das Landesgerichtsregister auch verpflichtet, den Antrag auf Eintragung oder Änderung der Eintragung der statistischen Betriebsnummer an das Statistikamt (Vordruck RG-1), die Anmeldung des Beitragspflichtigen (Vordruck ZUS – ZPA) und die Anmeldung zur Identifizierung oder Fortschreibung samt Angabe des zuständigen Leiters des Finanzamtes (Vordruck NIP-2) auszufüllen und dem Antrag auf Eintragung, Änderung der Eintragung oder Löschung beizulegen. Im Falle der ersten Eintragung der Gesellschaft in das Landesgerichtsregister sind eine zweite Ausfertigung des Gesellschaftsvertrages und der Beleg über das zustehende Recht an dem Lokal oder der Liegenschaft, in denen sich der Sitz der Gesellschaft befindet in Urschrift beizulegen.
Das Registergericht übersendet entsprechende Anträge und Anmeldungen an die zuständigen Behörden innerhalb von maximal drei Werktagen (ab der Eintragung in das Landesgerichtsregister). Das Finanzamt vergibt die Steuernummer und übersendet diese wieder an das Gericht und das Gericht trägt von Amts wegen die Steuernummer der Gesellschaft in das Landesgerichtsregister ein und übersendet das Anmeldeformular an die Sozialversicherungsanstalt, was eine Anmeldung des Beitragspflichtigen darstellt.
Nach Erhalt der Bescheinigung über die Vergabe der statistischen Betriebsnummer REGON ist der letzte selbstständige Schritt der Gesellschafter die Eröffnung des Bankkontos und die Ergänzung beim Finanzamt der Mitteilung über die Wahl der Besteuerungsform, des Buchhaltungsbüros oder den Verzicht auf die Freistellung von der Mehrwertsteuer. Die  Mehrwertsteuerpflichtigen haben einen Antrag auf die Eintragung der Gesellschaft als eines mehrwertsteuerpflichtigen Rechtsträgers (Vordruck VAT-R) zu stellen, bevor sie die ersten Waren liefern oder Leistungen erbringen und zwar mindestens sieben Tage vor dem ersten Mehrwertsteuergeschäft. Zum Abschluss eines Vertrages über die Führung eines Bankkontos ist die Vorlage der Gründungsurkunde der Gesellschaft und der aktuellen Abschrift aus dem Landesgerichtsregister bei der Bank notwendig.

Die mit der Eintragung verbundenen Kosten

Mit der Unterzeichnung des Vertrages der Gesellschaft mbH und mit der Eintragung der Gesellschaft in das Landesgerichtsregister verbundene Kosten

  1. Die Notariatsgebühr für die Erstellung des Vertrages der Gesellschaft mbH in Form einer notariellen Urkunde hängt von der Höhe des Stammkapitals ab. Die Höchstsätze der Notariatsgebühr werden in der Verordnung des Justizministers festgelegt. 
  2. Zwei Abschriften des GmbH-Vertrages – 6 PLN für jede begonnene Textseite – an das Landesgerichtsregister und das Finanzamt.
  3. Die Steuer von zivilrechtlichen Handlungen (PCC) beträgt 0,5 % des Stammkapitals, abzüglich der Kosten des GmbH-Vertrages in Form der notariellen Urkunde, der Eintragung in das Landesgerichtsregister und Veröffentlichung in Monitor Sądowy i Gospodarczy [Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger]  – Ergebnis aufgerundet bis zum vollen Zloty.
  4. Notarielle Beglaubigung der Unterschriften der Geschäftsführer – 20 PLN pro Unterschrift, Unterschriftsmuster werden im Registergericht hinterlegt.
  5. Mit der Eintragung in das Landesgerichtsregister verbundene Auslagen – Gebühr für den Antrag auf Eintragung – 500 PLN; Veröffentlichung im Gerichts- und Wirtschaftsanzeiger – 100 PLN.
  6. Bei Anmeldung der Gesellschaft mbH als eines mehrwertsteuerpflichtigen Rechtsträgers ist eine Stempelsteuer von 170 PLN zu entrichten.

Im Falle einer e-Eintragung, von der unten die Rede ist, entfallen demnach die Kosten für die Erstellung der notariellen Urkunde. Zusatzkosten ergeben sich in diesem Fall aus der Notwendigkeit der Erlangung einer elektronischen Signatur.

E-Eintragung der Gesellschaft mbH

Gemäß dem neu eingeführten Art. 157(1) des Gesetzbuches der Handelsgesellschaften ist die Errichtung der Gesellschaft mit beschränkter Haftung unter Einsatz des im Netz zur Verfügung gestellten Vertragsmusters möglich. Das Vertragsmuster der Gesellschaft wurde im Wege der Verordnung des Justizministers vom 22. Dezember 2011 über die Festlegung des Vertragsmusters der Gesellschaft mit beschränkter Haftung, das im System der Informations- und Kommunikationstechnik zur Verfügung gestellt wurde, bestimmt (Gesetzblatt Nr. 299 Pos. 1774) und ist auf der Seite des Justizministers verfügbar. 

Die Gesellschaftsgründer haben lediglich eine beschränkte Möglichkeit der Wahl von einzelnen Varianten oder Ergänzung der Vertragsbestimmungen der Gesellschaft mbH, die im Vertragsmuster aus dem System zulässig ist. Der Prozess des Vertragsabschlusses erfolgt ohne Beteiligung des Notars. 

Die Ausfüllung notwendiger Formulare

Zum Abschluss des Gesellschaftsvertrages ist die Ausfüllung der im System der Informations- und Kommunikationstechnik zugänglichen Formulare notwendig:

  • Gesellschaftsvertrag
  • Liste der Gesellschafter unter Angabe des Zu- und Vornamens oder der Firma (Bezeichnung) sowie der Anzahl und des Nennwertes der von ihnen gehaltenen Anteile
  • Erklärung aller Geschäftsführer, dass die Geldeinlagen zur Deckung des Stammkapitals in vollständiger Höhe eingebracht wurden (dieses ist nicht notwendig, was unten weiter ausgeführt wird)

Alle obigen Unterlagen sind mit der elektronischen Signatur aller Geschäftsführer zu versehen.
Der Vertrag der Gesellschaft mbH wird mit der Eingabe in das System der Informations- und Kommunikationstechnik aller notwendigen Daten mit der elektronischen Signatur abgeschlossen. Bei Inanspruchnahme des elektronischen Vertragsmusters wird die Gesellschaft mit beschränkter Haftung im Register über das System der Informations- und Kommunikationstechnik angemeldet. Der Antrag auf Eintragung der GmbH, die unter Einsatz des elektronischen Vertragsmusters errichtet wurde, wird von dem Registergericht innerhalb eines Tages ab dem Datum dessen Zugangs geprüft.

Verpflichtungen der Geschäftsführung gegenüber dem Gericht

Danach legt die Geschäftsführung binnen sieben Tagen ab dem Datum der Eintragung der Gesellschaft dem Gericht Folgendes vor: 

  • Erklärung aller Geschäftsführer, dass die Geldeinlagen zur Deckung des Stammkapitals von allen Gesellschaftern in vollständiger Höhe eingebracht wurden, sofern eine solche Erklärung bei der Anmeldung der Gesellschaft nicht bereits beigelegt wurde
  • Unterschriftsmuster der Geschäftsführer, die vor dem Gericht geleistet oder notariell beglaubigt wurden

Die Unternehmer, die eine GmbH unter Einsatz des Systems der Informations- und Kommunikationstechnik gründen, richten sich nicht nach dem Grundsatz „eines Schalters”.  Das bedeutet, dass der Unternehmer bei der Eintragung der Gesellschaft im Schnellverfahren die Anträge an das Statistikamt und Finanzamt sowie die Sozialversicherungsanstalt gesondert und selbstständig den zuständigen Behörden vorlegen muss (Art. 19 b Abs. 1 c des Gesetzes über das Landesgerichtsregister). Die weiteren Handlungen, verbunden mit der aktualisierenden Anmeldung an das Finanzamt bleiben unverändert, wie im Falle des bisher verbindlichen Verfahrens. Ein Nachteil des neuen Verfahrens ist zweifellos die Verpflichtung zur Entrichtung einer Gerichtsgebühr für die Eintragung in das Landesgerichtsregister samt dem Antrag auf Eintragung, ohne die Möglichkeit, von den Gerichtsgebühren freigestellt zu werden. Auf der anderen Seite sind bei der e-Eintragung das Schnellverfahren und die fehlenden notariellen Zusatzkosten vom großen Vorteil.
Die mit der Novellierung eingeführten Änderungen werden zweifellos auf die Beschleunigung der Eintragung neuer Rechtsträger Einfluss nehmen. Die Möglichkeit des Abschlusses eines GmbH-Vertrages und der Eintragung der Gesellschaft übers Internet stellt eine große Vereinfachung des bisherigen Verfahrens dar und erspart den Gesellschaftern die Entrichtung von Notariatsgebühren. Wenn sich das vereinfachte Eintragungsverfahren der Gesellschaft mbH in der Praxis bewährt, kündigt der Gesetzgeber die Einführung des Schnellverfahrens für weitere Gesellschaftsarten an. 

E-Signatur

Im Rahmen des oben angeführten Verfahrens können die Gesellschafter gemäß dem Wortlaut von Art. 157(1) § 2 des Gesetzbuches der Handelsgesellschaften jede elektronische Signatur nutzen, die die Anforderungen gemäß Art. 3 Pkt. 1 des Gesetzes vom 18. September 2001 über die elektronische Signatur erfüllt. Demnach braucht das keine sichere elektronische Signatur zu sein, die mittels eines gültigen qualifizierten Signaturzertifikats im Sinne der Vorschriften des oben angeführten Gesetzes geprüft wird.
Dieses bestätigt auch der Wortlaut des abgeänderten Art. 694(3) § 31 der Zivilprozessordnung, gemäß dem der auf elektronischem Wege gestellte Antrag auf Eintragung einer GmbH in das Landesgerichtsregister, deren Vertrag unter Einsatz des Vertragsmusters abgeschlossen wurde, mit einer anderen elektronischen Signatur versehen werden kann, die die Anforderungen für die elektronische Signatur von Personen, die einen Vertrag einer solchen Gesellschaft abschließen, erfüllt. Gemäß Art. 19 Abs. 2b des Gesetzes über das Landesgerichtsregister kann der auf elektronischem Wege gestellte Antrag auf Eintragung einer auf einem solchen Vertragsmuster basierenden Gesellschaft auch mit einer anderen elektronischen Signatur versehen werden, die die Anforderungen betreffend die elektronische Signatur von einen Vertrag einer solchen Gesellschaft abschließenden Personen erfüllt,   d.i. beinhaltet Daten in elektronischer Form, die mit anderen Daten, mit denen sie verknüpft wurden oder mit denen sie logisch verbunden sind, der Identifizierung der die elektronische Signatur leistenden Person dienen.

Vollmacht

Wenn die Gesellschaft von einem Bevollmächtigten der Gesellschafter errichtet wird, ist lediglich die Bezugnahme auf die erteilte Vollmacht und die Angabe des Datums deren Erstellung, deren Umfangs, der Vollmachtgeber und des Status des Bevollmächtigen notwendig. Die Vollmacht braucht dem Antrag auf Eintragung nicht beigelegt zu werden.

Einlagen zur Deckung des Stammkapitals

Eine der am weitesten reichenden Änderungen bei der Registrierung einer Gesellschaft mbH ist die Zulassung der Eintragung in das Landesgerichtsregister ohne Deckung des Stammkapitals. Die Antragstellung auf Eintragung der Gesellschaft auf elektronischem Wege hängt von der Einbringung der Einlagen zur Deckung des Stammkapitals nicht ab. Die Gesellschafter sind verpflichtet, die Einlagen nicht später als innerhalb von sieben Tagen ab dem Datum der Eintragung der Gesellschaft in das Register aufzustocken. Gleichzeitig wurde eine zusätzliche Einschränkung eingeführt, gemäß deren zur Deckung des Stammkapitals ausschließlich Geldeinlagen einzubringen sind. Die Erhöhung des Stammkapitals nach der Eintragung der Gesellschaft kann auch mit Sacheinlagen gedeckt werden (Art. 158 § 12 des Gesetzbuches der Handelsgesellschaften). Bis zur Erfüllung dieser Auflage ist die GmbH verpflichtet, in Schreiben und in den kaufmännischen Bestellungen mitzuteilen, dass die erforderlichen Einlagen noch nicht geleistet wurden.
 

Zulässigkeit einer Vertragsänderung nach der Eintragung

Eine Änderung des GmbH-Vertrages, der unter Einsatz des Vertragsmusters abgeschlossen wurde, ist nach Eintragung der Gesellschaft zu allgemeinen Grundsätzen möglich, d.i. mittels Fassung durch die Gesellschafterversammlung eines entsprechenden Beschlusses, der in Form einer notariellen Urkunde niedergeschrieben wurde.